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Uso de Whatsapp con la aplicacion

Partimos de la base de que en el teléfono ya está configurada la cuenta de gmail e instalado Whatsapp antes de continuar con los siguientes pasos.


1 – Selección de Clientes

En primer lugar seleccionamos la lista de clientes a los que deseamos contactar desde el menú Gestión -> Mailing. Nos mostrará la siguiente pantalla:

Mailing001  

Seleccionaremos la lista de clientes que queramos seleccionar en función de los parámetros que necesitemos: Por Agente, con Facturas entre Fechas, por Grupo de Clientes, que hayan adquirido artículos de un determinado Fabricante o que hayan adquirido un determinado Artículo.

Podemos combinar varias selecciones, es decir, podemos seleccionar todos los clientes del Agente 1 y, con la lista de esos clientes en pantalla, seleccionar todos los que hayan adquirido el artículo XJ23.

Es aconsejable establecer un filtro cada vez para evitar un número demasiado elevado de clientes. Mientras que si vamos a proceder a realizar con posterioridad un envío de e-mail un número elevado no es demasiado relevante, para un envío vía whatsapp puede ser una labor demasiado tediosa.

Nota: En la parte inferior de la lista, en rojo, nos muestra un número que es el número de clientes de la lista. Aunque al realizar varias selecciones desde distintas fuentes algunos clientes puedan estar repetidos y pueda mostrarnos un número total que no es el real, cuando pulsemos el botón Grabar, sólo tomará uno de ellos y nos mostrará el número definitivo de clientes que se han exportado.

2 – Exportación de los clientes a formato DBF (Base de Datos)

Una vez seleccionados los clientes y los tengamos en pantalla, pulsamos el botón Grabar para exportar los datos a un fichero de base de datos que podamos usar desde la aplicación con posterioridad. Para el ejemplo, lo grabamos en el escritorio con el nombre CLIENTES.DBF y nos indicará el total de registros que se han exportado, excluyendo los que estuvieran duplicados por provenir el mismo cliente de distintas selecciones.

3 – Grabación del Fichero en formato VCF

Este paso no es necesario que lo realicemos inmediatamente después, ya que requiere que tengamos la lista de clientes ya exportada con anterioridad en un archivo DBF.

Para ello pulsamos el botón con el icono Mailing005 . Entonces nos preguntará si queremos exportar todos los registros, sólo los que tengan teléfono móvil ó sólo los que tengan dirección de email.

Mailing002  

En el caso que nos ocupa (envío por whatsapp), pulsaremos en “Sólo registros con Móvil”, tras lo cual nos pedirá que seleccionemos el fichero .DBF que contiene los datos que hemos exportado con anterioridad (en la prueba el archivo CLIENTES.DBF que hemos exportado en el paso enterior).

Una vez seleccionado el archivo, nos indicará el número de registros que se han exportado, que cumplen los requisitos indicados (tienen e-mail o tienen móvil o todos). Tras lo cual, podemos encontrarnos un fichero, en la misma carpeta donde teníamos el CLIENTES.DBF que se llama CLIENTES.VCF (Es la extensión del tipo de archivo vCard o Archivo de Tarjeta Virtual).

Hasta aquí el proceso a través de la aplicación.


4 – Eliminación de los contactos de la cuenta de gmail y de whatsapp

Para preparar el entorno de gmail, entramos en http://gmail.google.com y nos autentificamos con nuestra cuenta de usuario. En la parte superior izquierda de la pantalla nos mostrará, debajo del logotipo de Google un desplegable que inicialmente tiene el rótulo Mailing004 . Lo pulsamos y seleccionamos la opción Mailing003 , que nos mostrará todas las opciones de contactos.

Borrado de contactos. En primer lugar, tendremos que borrar los contactos actuales de la cuenta de gmail, pulsando el botón Mailing006  situado en la parte superior de la pantalla, el cual nos permitirá marcar todos los contactos de la pantalla en bloque para, una vez seleccionados, pulsar el botón Mailing007  y seleccionar la opción Eliminar Contactos. Con esto ya tendremos todos los contactos eliminados de la cuenta de gmail (los contactos en el móvil se deberían actualizar transcurridos unos minutos).

Contactos. Ahora entramos a la opción contactos del móvil, pulsamos el botón alternativo (de menú) del móvil (normalmente el botón izquierdo, el contrario al botón “atrás”, pero dependerá del modelo del móvil) y seleccionamos la opción “Contactos que mostrar” y nos aseguramos de que están seleccionados Todos los contactos, que vamos a proceder a borrar, seleccionando en el menú alternativo la opción Eliminar contacto. Nos mostrará la ventana de contactos con una check a la izquierda para ir seleccionando los contactos que queremos borrar. En la parte superior nos muestra el número de contactos que tenemos seleccionados y, si pulsamos sobre esa opción, nos da la opción de seleccionar todo. Los seleccionamos todos y pulsamos aceptar para borrar todos los contactos. Esto borrará tanto los contactos que pudieran quedar del teléfono como los contactos de otras aplicaciones y redes sociales como whatsapp, etc…

Whatsapp. Entramos a whatsapp y nos aseguramos de que no hay contactos en la aplicación, pulsamos el botón Mailing008  para comprobar que no tenemos ya ningún contacto.

5 – Importación de Contactos

En el ordenador, accedemos a la cuenta de gmail, a la misma opción de contactos del punto anterior. Pulsamos el botón Mailing007  y seleccionamos la opción Importar y nos mostrará la siguiente pantalla:

Mailing010  

Pulsamos el botón examinar y entonces nos pedirá elegir un archivo. Elegimos el archivo VCF que hemos exportado antes, en el paso 3 (CLIENTE.VCF… o el nombre que hayamos elegido en la exportación) y pulsamos el botón Importar.

Ya tendremos los contactos importados en la cuenta de gmail. Al estar vinculada con el móvil, la lista de contactos del móvil se sincronizará en unos minutos.

6 – Actualizar la lista de contactos de WhatsApp

Abrimos whatsapp, y nos vamos a la lista de contactos pulsando Mailing008 . Pulsamos el botón del menú alternativo y seleccionamos actualizar para que tome la lista de contactos nuevos de los que hayamos incorporado a la aplicación.

NOTA: Es importante que primero nos aseguremos de que todos los contactos que hayamos importado desde gmail estén correctamente actualizados en el móvil antes de empezar a enviar whatsapp a los clientes.